Qué es BENCHMARKING: tipos, beneficios y ejemplos ⭐⭐⭐⭐⭐

El benchmarking es un proceso en el que se mide el éxito de tu empresa frente a otras compañías similares. El objetivo es descubrir si existe una brecha en el rendimiento y tratar de acortarla mejorando las acciones que se llevan a cabo en tu negocio. Estudiar a tus competidores puede ayudar a entender lo que se necesitas para mejorar la eficiencia de tu empresa y convertirte en un referente en tu sector, para lo que hay que conocer los diferentes tipos de benchmarking.

La historia del benchmarking comienza en los años 80, cuando Xerox Corporation, el proveedor más grande del mundo de fotocopiadoras de tóner, empieza a comparar sus procesos de trabajo con los de la competencia para encontrar aspectos a mejorar. A partir de ese momento, son muchas las empresas que se suman a los diferentes tipos de benchmarking para buscar la mejor manera de realizar una actividad.

Etapas del benchmarking

Ahora que tienes una idea más clara sobre qué es el benchmarking, su definición y lo que engloba este concepto, veamos las fases o etapas necesarias para llevarlo a cabo:

1. Planificación

La primera etapa es la más importante del proceso en todos los tipos de benchmarking. La planificación incluye resaltar lo que pretendes mejorar, con quién te compararás y el éxito que prevés. Muchas empresas optan por documentar este proceso con detalle (por ejemplo, mediante un diagrama de flujo) para minimizar posibles errores y permitir así que la empresa obtenga una idea más clara de sus objetivos estratégicos, sus procesos comerciales principales, las expectativas del cliente y los factores críticos de éxito.

El siguiente paso dentro de esta etapa sería que la empresa elija un punto de referencia apropiado con el cual pueda medir su desempeño. El punto de referencia puede ser una entidad o un grupo colectivo de empresas, que operan con una eficiencia óptima.

Solo cuando hayas completado este paso podrás saltar al siguiente, ya que los resultados de la planificación se centrarán en la información que necesitas recopilar y en el concepto que tengas de éxito.

2. Recopilar información

Después de la planificación, el benchmarking consiste en recopilar información sobre tus acciones y cómo lo hacen los competidores. La información puede clasificarse ampliamente en datos primarios y secundarios. Los primarios se refieren a la recopilación de datos directamente de la empresa o empresas de referencia, mientras que los datos secundarios hacen referencia a la información obtenida de la prensa, publicaciones u otros sitios web.

Algunos de los métodos más populares para recopilar información son la investigación exploratoria, de mercado, cuantitativa, las conversaciones informales, las entrevistas y los cuestionarios.

Si, por ejemplo, quieres mejorar la opinión que tienen tus clientes sobre tu servicio de atención, debe comprender los procesos involucrados en el departamento, cómo se manejan las llamadas y la comunicación, y también cómo difiere de tu competencia. Prueba a llamar directamente a tu competencia para obtener información de primera mano sobre cómo lo gestionan. Es importante reunir tanta información como sea posible.

3. Análisis de los datos

Una vez que creas que tienes toda la información, puedes comenzar a comprender las deficiencias que puedes tener. Es importante recordar en este punto del estudio de benchmarking que ningún negocio es perfecto y que debes tener una mente abierta para poder analizar la información de manera objetiva.

Es pues momento de llevar cabo el análisis de datos y su presentación (preferiblemente en formato gráfico), la proyección de resultados, la clasificación de las brechas de rendimiento en los procesos y la identificación de las causas que conducen a la creación de tales brechas para minimizarlas.

4. Acción

Un plan de acción formal que promueva el cambio debe formularse teniendo en cuenta la cultura de la organización, de modo que se minimice la resistencia que generalmente acompaña al cambio. Recopilar y analizar información solo merece la pena cuando puedes implementar cambios y mejorar tu rendimiento.

Así que asegúrate de que la gerencia y el personal estén totalmente comprometidos con el proceso y que cuentas con los recursos suficientes para facilitar las mejoras necesarias, esto es fundamental para que el proceso sea un éxito.

5. Seguimiento y optimización

Ningún plan está completo sin monitorizar los resultados para determinar cuán exitoso ha sido. La fase de implementación habrá resaltado las métricas a seguir y los objetivos a alcanzar dentro de un marco de tiempo, por lo que monitorizarlos es la única forma de conocer la eficacia de los cambios.

Asimilar la información, evaluar el progreso realizado, analizar el impacto de los cambios y realizar los ajustes necesarios son parte del proceso de benchmarking. El seguimiento puede realizarse durante un período de tiempo corto o largo, dependiendo de los resultados deseados.

Beneficios del benchmarking

Existen varias ventajas clave por las que una empresa debería implementar el método del benchmarking para mejorar sus acciones. Veamos algunas de ellas:

 

Análisis competitivo

Al identificar las áreas que quieres mejorar dentro de tu negocio y comparar tu rendimiento actual con el de los competidores, realizar benchmarking permite a tu empresa obtener ventajas estratégicas sobre tus competidores y aumentar tu reputación.

Estudio de tu rendimiento

El benchmarking empresarial implica prestar atención a las tendencias actuales utilizando datos reales y redirigir tus esfuerzos futuros según lo que pretendes lograr. Para saber que has tenido éxito, el proyecto de benchmarking debe ser un proceso continuo. Analizar tu rendimiento es una característica inherente de este.

Mejora continua

Además de analizar a fondo tu rendimiento, seguir mejorando constantemente es un atributo esencial del benchmarking. Esto se debe a que su objetivo es mejorar ciertos elementos de un negocio. Esta mejora no debería ser simplemente algo que se optimiza una vez y se deja, sino algo que se perfecciona con el tiempo y es continua. Esto es común en todos los tipos de benchmarking.

Planificación y fijación de objetivos

Una vez que se ha llevado a cabo el proyecto de benchmarking, se establecen objetivos y métricas de rendimiento. Estos objetivos son nuevos y más exigentes, pero deben ser alcanzables. Si las metas no son realistas, los equipos se desmotivan y tus planes de futuro están destinados al fracaso.

Implicación de todo el equipo

Cuando las empresas analizan sus procesos y métricas, necesitan hacerse preguntas difíciles para obtener todas las respuestas que necesitan. Esto incluye hablar con todos los componentes del equipo y comprender sus roles. Al hacer estas preguntas y obtener una mejor comprensión del papel de todos, se optimiza el rendimiento.

Comprensión de las ventajas de tu empresa

El proceso de benchmarking identifica dónde está tu empresa en este momento en comparación con dónde quieres que llegue. Si quieres mejorar cualquier aspecto de tu negocio, esta es la mejor forma de ver cómo puedes tener más éxito al describir los pasos necesarios para lograr tus objetivos.

Tipos de benchmarking y ejemplos

Existen cuatro tipos de benchmarking principales: interno, competitivo, funcional y genérico. A continuación, te los detallamos en profundidad acompañados de algunos ejemplos de benchmarking.

1. Benchmarking interno

El trabajo de benchmarking interno se basa en comparar procesos similares dentro de una misma organización para mejorar el rendimiento interno de la empresa. Puede ser entre diferentes departamentos de la empresa o comparando diversas filiales o sedes.

 

Ejemplo: una franquicia de alimentación selecciona su tienda más rentable como punto de referencia para los demás.

Pros

• Rentabilidad
• Sencillez del proceso
• Bajo coste
• Intercambio de información
• Comprensión de tu negocio

Contras

• Limita las opciones de crecimiento
• Poco impacto en el rendimiento
• Fomenta la competitividad
• No mucho tramo
• Sesgo interno

2. Benchmarking competitivo

Esta forma de benchmarking te da la oportunidad de conocer mejor tu negocio y a tu competencia, combinando fuerzas contra otro competidor común. Se trata de compartir detalles de vuestros respectivos negocios que puedan ayudar a que ambos superéis a ese otro competidor común.

Ejemplo: Dos marcas de coches de un mismo país comparten información útil para ambos con el objetivo de hacer frente a un competidor internacional que intenta acceder al mercado nacional.

Pros

• Comparación de procesos similares
• Mejor conocimiento de tu competencia
• Posible asociación comercial
• Útil para planificar y establecer objetivos

Contras

• Mejora de rendimiento relativamente baja
• Limitado por secretos comerciales
• Puede proporcionar información engañosa
• Los competidores podrían aprovechar tus debilidades

3. Benchmarking funcional

El benchmarking funcional es una comparación entre procesos similares o idénticos, pero en sectores distintos al tuyo. Con ello se pueden identificar prácticas útiles en áreas funcionales de cualquier sector. Y al no tratarse de competidores directos de tu empresa, es más fácil obtener la información que necesitas.

Ejemplo: Un dueño de una pequeña tienda de ropa analiza cómo tramita el stock de sus productos un negocio de venta de electrodomésticos de su localidad, para ver qué gestiones internas puede adaptar a su actividad.

Pros

• Facilidad en la obtención de información
• Comparaciones cuantitativas
• Mejor tasa de mejora

Contras

• Distintas culturas corporativas
• Necesidad de especificidad
• Difícil encontrar procesos similares
• Requiere más tiempo que los tipos anteriores

4. Benchmarking genérico

Este modelo de benchmarking conceptualiza ampliamente los procesos comerciales no relacionados que se pueden llevar a cabo de manera similar, independientemente del sector en el que se opere. Es una forma pura de benchmarking. El objetivo es innovar y obtener información sobre procesos genéricos, en lugar de analizar prácticas comerciales de una empresa en particular. El resultado suele ser una conceptualización amplia, pero una comprensión cuidadosa, de un proceso de trabajo genérico que funciona realmente bien.

 

Ejemplo: Un supermercado adapta la forma de implementar los códigos de barras fijándose en cómo lo hacen los cines con las entradas.

Pros

• Rendimiento alto
• No es competitivo
• Perspectiva amplia e innovadora
• Alto potencial de descubrimiento
• Se examinan múltiples sectores

Contras

• Concepto complicado
• Dificultad para identificar las mejores prácticas
• Lleva mucho tiempo planificarlo

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