Cómo instalar y utilizar AutoFirma [versión Kit Digital]
Certificado Electrónico, AutoFirma, Cl@ve PIN, Kit Digital… Si eres autónomo/a, diriges una pyme o has tenido que hacer últimamente alguna gestión administrativa online, seguro que estarás familiarizado/a con alguno de estos términos. En Aeuroweb, desde hace más de un año, somos Representante Voluntario del Kit Digital y Agente Digitalizador, lo que significa, respectivamente, que podemos solicitar por ti esta ayuda y que, después, podemos brindarte cualquiera de las soluciones digitales incluidas.
Debido a ello y que ya han pasado por aquí más de 250 clientes de Kit Digital por aquí, sabemos que validar una justificación con AutoFirma o solicitar el Kit Digital puede ser un quebradero de cabeza. Por eso, en este post nos adentramos más en este mundo y te explicamos cómo instalar AutoFirma en tu ordenador y cómo utilizarla para validar las justificaciones de esta subvención, además de hablar del Certificado Electrónico.
Indice
Qué es el Kit Digital, el Certificado Electrónico y la herramienta AutoFirma
El Certificado Electrónico y AutoFirma son necesarias para gestionar diversos documentos o trámites burocráticos que se realizan de manera online, pero nosotros, especialistas en el Kit Digital en Valencia, nos vamos a centrar en qué papel tienen estos conceptos en torno a esta ayuda.
Pero, para no empezar la casa por el tejado, hay que explicar primero qué es el Kit Digital.
Qué es el Kit Digital
El Kit Digital es un programa de subvenciones del Gobierno de España que impulsa la digitalización en autónomos y empresas con menos de 50 empleados. Estas empresas están separadas en grupos o segmentos: Segmento I de 10 a 49 empleados; Segmento II de 3 a 9 empleados; y Segmento III, que son los autónomos o empresas con menos de 3 empleados. Respectivamente, pueden beneficiarse de ayudas de hasta 12.000, 6.000 y 2.000 euros. Y ahora, como novedad, las explotaciones agrarias, las comunidades de bienes y las sociedades civiles también pueden solicitar esta ayuda.
Esto es, grosso modo, el Kit Digital. En este post te explicamos cómo solicitarlo.
Qué es el Certificado Electrónico
El Certificado Electrónico, según la Agencia Tributaria, es «una firma digital que se instala en el navegador para garantizar su identidad en Internet y que permite realizar gestiones desde el ordenador, dispositivo móvil o tablet en nuestra sede electrónica y en la de otros organismos que también lo admitan. Cuando accedas a un trámite que requiera certificado electrónico, aparecerá en pantalla una ventana para poder elegir el certificado adecuado y continuar con el procedimiento».
Es decir, este certificado, también conocido como Certificado de Persona Física o de Usuario, es un documento digital que contiene los datos identificativos de una persona, permitiéndole identificarse en Internet e intercambiar información con otras personas y organismos con la garantía de que sólo ellos pueden acceder a ella.
Efectivamente, es imprescindible para solicitar el Kit Digital, pero no es lo único.
Qué es la herramienta AutoFirma
La AutoFirma es una herramienta creada por la Administración Pública con la que añadirás una firma digital en un documento tan válida como tu firma hecha a mano. Con ella puedes firmar electrónicamente documentos con tu certificado digital o electrónico para presentarlo de forma telemática.
En el caso del Kit Digital, es necesaria para presentar cualquier tipo de documentación para este programa, pues toda ella debe estar firmada digitalmente. En primer lugar, para solicitar esta ayuda, bien lo hagas tú mismo o hagas representante a tu gestoría o a un agente externo, como Aeuroweb.
Aeuroweb es Representante Voluntario, lo que significa que, dándonos esta potestad mediante una autorización específica firmada con certificado electrónico, usando AutoFirma, podemos solicitar por ti o por tu empresa el Kit Digital.
En segundo lugar, es necesaria para validar las justificaciones que verifican que tu agente digitalizador ha realizado el trabajo para el que ha sido «contratado». Es muy sencillo: imagina que tienes una empresa 7 empleados y que te han concedido el kit Digital y que eliges como soluciones digitales diseño web, SEO básico y gestión de redes sociales. El agente digitalizador que escojas, como Aeuroweb, va a recibir 6.000 euros en total (en los plazos que determina red.es) por realizar esos tres trabajos para ti, pero para que la administración sepa que realmente ha realizado el trabajo, tú como propietario de esa empresa tienes que confirmarlo, validando la justificación, que no es más que un documento en el que el agente presenta y documenta el trabajo realizado mediante pantallazos, información específica y otros datos.
Esta justificación presentada por el agente digitalizador se valida (o se firma) en la plataforma red.es, en la cual se realizan todos los trámites administrativos relacionados con el Kit Digital.
Así pues, sabiendo ya qué es la AutoFirma, vamos con lo importante: cómo instalarla y utilizarla.
Cómo instalar y firmar con AutoFirma
El procedimiento para descargar e instalar AutoFirma es muy sencillo y lo puedes hacer tú mismo en unos segundos para poder utilizar el certificado electrónico instalado en tu ordenador. Pero, para ello, es totalmente imprescindible esto que acabas de leer: tener certificado digital o electrónico instalado en el mismo PC.
La AutoFirma tiene diferentes versiones, para Windows, macOS y GNU/Linux. Nosotros, en este caso, nos centraremos en cómo instalar AutoFirma para Windows:
Pasos para instalar y firmar con AutoFirma en Windows
- En primer lugar, tendrás que descargar AutoFirma para Windows, bien desde la web de la Administración Electrónica del Gobierno o desde autofirma.net.
- Centrándonos en la primera opción, pues es bastante sencilla, el segundo paso es elegir la opción correcta de Windows: puede ser de 64 o de 32 bits, que dependerá de tu versión de Windows.
- Se descargará un archivo .zip que tendrás que descomprimir y después instalar mediante un proceso muy sencillo y similar a cualquier herramienta. En este paso, tendrás que aceptar los términos de uso y elegir la carpeta en la que instalarás la herramienta.
- Una vez abras la aplicación, que aparecerá con el icono de AutoFirma, encontrarás dos opciones: seleccionar ficheros a firmar (para abrir un documento y firmarlo) o arrastrar el fichero o PDF en cuestión desde su carpeta hasta dentro de la aplicación para así firmarlo.
- Después, cuando el PDF o Word que quieras firmar esté abierto, solo tienes que clicar en ‘Firmar’. Tienes la opción de insertar una firma que sea visible dentro del documento, clicando en ‘Examinar’ y seleccionando dicha firma o marca, o puedes simplemente firmar el documento sin que ninguna marca o imagen aparezcan en él. El propio sistema, tras firmarlo, lo reconocerá como válido.
- A continuación, tendrás que elegir el certificado digital con el que vas a firmarlo (visiblemente o no). Como hemos dicho antes, el certificado electrónico va antes que la AutoFirma y esta va asignada a un certificado, pero en un mismo ordenador puede haber varios abiertos, especialmente en el caso de los representantes voluntarios.
- Cuando hayas seleccionado (si es que hay más de uno) el certificado con el que firmar, solo tendrás que pulsar OK y, por último, clicar en ‘Firmar’.
Dos ejemplos diferentes de PDF de autorización de representante firmado con dos versiones de certificado digital.
Y así se firma un documento telemáticamente. Se guardará una copia del PDF en cuestión con renombre ‘signed’, y en él aparecerá la imagen o marca si seleccionaste la opción de visible, o un check verde en la esquina superior izquierda si no escogiste esa opción.
Firmas del PDF validadas.
Así pues, con esto ya podrás validar las justificaciones (para todas las soluciones, hay una primera al inicio y otra al finalizar el contrato de un año) de tu agente digitalizador.
Si tienes más dudas en torno al Kit Digital, en este post resolvemos algunas. Y si no, siempre pueden llamarnos al 685 735 800. Éramos especialistas en WordPress, redes sociales y SEO, pero desde que el Kit Digital llegó a nuestras vidas, lo somos también en estas dos palabras.
En otro post te contaremos el maravilloso mundo de cómo validar una justificación :)
