Cómo crear y personalizar plantillas de correo en Gmail

Gmail es uno de los servicios de correo electrónico más extendido en el mundo, ya sea en ordenadores de sobremesa, portátiles o dispositivos móviles. Destaca por su enorme capacidad de almacenamiento, su diseño sencillo y fácil de utilizar y un efectivo filtro antispam.  Además, el uso de etiquetas y filtros permite localizar tus correos rápidamente. Otra cosa que probablemente sabías es que cuenta con un chat online que te permite hablar con tus contactos en tiempo real. Pero hay algo que quizás desconocías y de lo que hoy te vamos a hablar.

Si al crear Gmail, eres de los que utilizas tu correo electrónico como herramienta de trabajo, es más que probable que en repetidas ocasiones tengas que enviar el mismo correo a distintos contactos. Puede que tengas que contestar emails sobre horarios, información de la empresa, campañas de emailing… ¿No sería perfecto crear plantillas de correo en Gmail para cada una de estas respuestas y así ahorrar tiempo? Pues es posible y, a continuación, te mostramos dos formas distintas de hacerlo.

 

Activar respuestas predefinidas en Gmail

Ingresa en www.gmail.com con tu cuenta de correo habitual y dirígete a Configuración. Una vez dentro, selecciona la pestaña Labs y habilita la opción Respuestas predefinidas.

Ahora solo falta añadir el texto que quieres que aparezca por defecto en el contenido del correo electrónico al elegir la plantilla. Redacta un nuevo correo e introduce toda la información que quieras incluir en la plantilla. Cuando acabes, en lugar de darle a Enviar clica en la flecha situada en la parte inferior derecha del nuevo mensaje. Se desplegará un menú con la opción Respuestas estándar. Para crear una nueva haz clic sobre Nueva respuesta predefinida…

A continuación te saltará un mensaje en el que te pide el nombre de la respuesta predefinida. Ese nombre será el que aparezca por defecto en el Asunto del correo. Introdúcelo y dale a Aceptar.

Así de simple. En cualquier momento puedes crear plantillas Gmail nuevas, editarlas o eliminarlas desde ese mismo menú. Para insertarlas al redactar un nuevo correo electrónico tienes que seguir los mismos pasos anteriores, pero en lugar de seleccionar Nueva respuesta predefinida deberás elegir Insertar.

 

Extensión Templates for Gmail

Otra forma rápida de hacerlo es instalando la extensión Templates for Gmail en Google Chrome. Al añadirla, verás que te aparece un nuevo botón Templates en la bandeja de entrada. Si pinchas en él, emerge una nueva ventana donde podrás crear en Gmail tus plantillas de correo por defecto clicando en New Template o en Create One.

Añade el contenido para tu plantilla y guárdalo con Create Template.

Por último, cuando redactes un nuevo correo puedes añadir una de tus plantillas de email con el botón Templates situado en la parte inferior.

La opción Use era la que permitía trasladar directamente el contenido de la plantilla  al nuevo mensaje, pero recientemente ha dejado de funcionar. Como alternativa, a la espera de que se solucione este error, puedes seleccionar el template, copiar el texto y pegarlo en el mensaje. Solo te llevará un par de clics más, por lo que seguirás ahorrando tiempo al redactar tus correos.

Nueva funcionalidad: Posponer Correo

Gmail ha incorporado una nueva funcionalidad en su versión móvil, aunque se espera que llegue pronto también a PC. Esta nueva opción es la de posponer un correo electrónico para cuando mejor te venga. Si no tienes tiempo de leer el mensaje en el momento que te llega y no quieres que se te olvide leerlo más tarde, Gmail te lo recuerda. Lo primero es acceder al correo entrante y pulsar en el icono de los 3 puntos situado en la parte superior derecha.

Se desplegarán las opciones del menú, entre las que se encuentra Posponer.

Al seleccionarla, nos aparecerán diferentes opciones de recordatorio. Puedes elegir una de las que Gmail te ofrece por defecto o indicar la fecha y hora en la que quieres que el correo electrónico vuelva a llegar a tu bandeja de entrada.

A la hora y día elegidos, la notificación de ese correo volverá a aparecer en tu smartphone o tablet.

Otra opción muy útil es la de ver la información oculta en la cabecera del correo, para evitar ser víctima de phishing o spam. Con estas opciones ganarás mucho tiempo en tu trabajo, evitándote escribir una y otra vez lo mismo y volviéndote mucho más eficiente. No existe límite al crear plantillas Gmail en ninguna de las dos opciones. Por lo que puedes tener una para cada situación que se repita en tu día a día. Si necesitas ayuda con tu correo electrónico en Aeuroweb podemos ofrecerte servicio técnico personalizado y gestión de cuentas de correo. Contacta con nosotros para más información.